Buchhaltung und Umsatzsteuer (UStG) für Ferienhausbesitzer in Deutschland
Die Vermietung einer Ferienimmobilie wirkt steuerlich oft überschaubar – bis Plattformabrechnungen, gemischte Nutzung und Investitionen zusammenkommen. Spätestens bei Rückfragen des Finanzamts zählt nicht „ungefähr“, sondern eine nachvollziehbare Beleg- und Buchungslogik: Welche Leistung wurde erbracht, zu welchem Zeitraum, zu welchem Steuersatz, mit welcher Zahlungs- und Gebührenkette.
Wer von Beginn an sauber trennt (privat vs. vermietet, Übernachtung vs. Zusatzleistung, Bruttoerlös vs. Auszahlung), spart sich später die typische Nacharbeit: Kontoauszüge rekonstruieren, Portalgebühren nachziehen, private Anteile nachträglich schätzen.
Buchhaltung im Alltag: System sauber aufsetzen
In der Vermietung ist „Trennung“ kein Stilmittel, sondern das Arbeitsprinzip: getrennte Belege, klare Kategorien, belastbare Aufteilungsmaßstäbe.
Für viele private Vermieter genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) (Zufluss/Abfluss). Das entbindet aber nicht von Dokumentation: Bei gemischter Nutzung und Plattformen ist die Buchhaltung häufig komplexer als die Steuerart selbst.
Praktischer Standard: Legen Sie früh ein System fest (Kategorien, Belegablage, Namensschema, Verantwortlichkeit). Ein separates Bankkonto ist nicht zwingend, reduziert aber Diskussionen über Kostenaufteilung und Zahlungsflüsse deutlich.
- Belege sofort sichern (PDF, E-Mail, Foto) und eindeutig benennen (Datum – Lieferant – Inhalt – Objekt).
- Einnahmen nach Quelle trennen (Direktbuchung, Airbnb/FeWo/Booking, Agentur) – pro Quelle eine wiederkehrende Buchungslogik.
- Ausgaben kategorisieren: laufende Kosten, Instandhaltung, Verwaltung, Versicherungen, Zinsen, AfA-relevant, USt-relevant.
Mehr zum Thema Buchhaltung für KMU im Allgemeinen finden Sie hier: https://buchhaltungs-leitfaden.de/.
Portalabrechnungen: Der häufigste Denkfehler
Der Auszahlungsbetrag des Portals ist buchhalterisch selten der richtige Umsatz. In der Praxis brauchen Sie eine „Kette“:
- Brutto-Gastpreis (Entgelt für Ihre Leistung) – ggf. aufgeteilt nach Steuersätzen/Leistungsbestandteilen.
- Portalgebühr/Provision (eigene Eingangsleistung des Portals).
- Auszahlung als reiner Zahlungsfluss (nach Verrechnung).
Wenn Sie nur „Auszahlung = Einnahme“ buchen, fehlen regelmäßig Gebührenbelege, Leistungsnachweise und (bei USt) die Grundlage für korrekte Steuersatz-/Aufteilungsfragen.
Vorsteuer und § 15a UStG bei Ferienimmobilien
Bei Kauf, Ausbau oder größeren Sanierungen wird die Entscheidung zur Umsatzsteuer schnell finanziell. Wer Vorsteuer zieht, muss später damit leben, dass Nutzungsänderungen nachvollziehbar geprüft werden.
§ 15a UStG regelt die Vorsteuerberichtigung bei Anlagevermögen. Bei Immobilien ist der Berichtigungszeitraum typischerweise lang (Praxis: bis zu zehn Jahre). Wenn Sie Vorsteuer geltend gemacht haben und sich die Nutzung ändert (z. B. mehr Privatnutzung, Umstellung des Vermietungsmodells, steuerfreie Langzeitvermietung statt steuerpflichtiger Kurzzeitvermietung), kann eine anteilige Korrektur fällig werden.
Dokumentation, die in der Praxis zählt:
- Ursprüngliche Nutzungsabsicht (Konzept, Inserate, Verträge, Korrespondenz, Kalkulation).
- Tatsächliche Nutzung pro Jahr (Belegungskalender, Eigennutzung, Leerstand mit Vermietungsbemühungen).
- Zuordnung der Investitionen zum Objekt und zum Nutzungszeitraum (Projektunterlagen, Abnahme, Rechnungen).
Einnahmen, Kostenaufteilung und die Frage der Gewinnerzielungsabsicht
Die Einnahmen laufen ertragsteuerlich in der Regel als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Bei umfangreichen Zusatzleistungen kann die Einordnung kippen – das ist weniger Theorie als eine Frage der tatsächlich erbrachten Leistungen und Abläufe.
Knackpunkt: Selbstnutzung. Je höher der private Anteil, desto belastbarer muss die Aufteilung sein. Zeitanteile (vermietete Tage vs. Eigennutzung) sind häufig der tragfähige Maßstab für gemischte Kosten (Strom, Wasser, Internet, Hausmeister). Wichtig ist, dass der Maßstab durch Belege/Kalender abgesichert ist und über Jahre konsistent bleibt.
Bei dauerhaft hohen Verlusten und nennenswerter Eigennutzung kommt in der Praxis regelmäßig die Frage nach der Gewinnerzielungsabsicht auf. Wer hier nicht vorbereitet ist, verliert Zeit in Nachweisdiskussionen – und riskiert, dass Verluste steuerlich nicht anerkannt werden.
| Posten | Steuerliche Einordnung | Hinweis für die Buchhaltung |
|---|---|---|
| Reparaturen / Instandhaltung | Werbungskosten (sofern vermietungsbezogen) | Rechnung sowie zeitliche und nutzungsbezogene Zuordnung aufbewahren |
| Schuldzinsen | Werbungskosten | Bankbelege und Darlehensvertrag vollständig archivieren |
| Abschreibung (AfA) | Absetzung für Abnutzung | Kaufpreisaufteilung zwischen Grund/Boden und Gebäude dokumentieren |
| Reinigung / Zusatzleistungen | Umsatzsteuerlich relevant | Leistungsbestandteile getrennt ausweisen (Steuersatz beachten) |
| Versicherungen | Werbungskosten (anteilig) | Bei Selbstnutzung klare und konsistente Aufteilung vornehmen |
Außenprüfung: Die drei Standardfragen
- Belegkette: Können Sie jede Buchung von Portalabrechnung bis Kontoauszug erklären?
- Aufteilung: Ist der private Anteil belegbar und methodisch konstant?
- Leistung: Sind Übernachtung und Zusatzleistungen sauber getrennt (Vertrag/Inserat/Rechnung)?
Umsatzsteuer: Beherbergung, Aufteilungsgebot, Kleinunternehmer und Reverse-Charge
Viele starten mit „Vermietung = umsatzsteuerfrei“. Das kann im Grundsatz zutreffen, wird aber bei kurzfristiger Beherbergung, Zusatzleistungen und Portalen schnell detailentscheidend.
Kurzfristige Beherbergung und Leistungspakete
Bei kurzfristiger Beherbergung kann der ermäßigte Steuersatz für die Übernachtung einschlägig sein. Gleichzeitig gilt in der Praxis ein striktes Aufteilungsgebot: Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, werden nicht automatisch „mitbegünstigt“, auch wenn sie im Pauschalpreis enthalten sind. Wer Pauschalen anbietet, muss nicht begünstigte Leistungsanteile ggf. schätzen und dokumentieren.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) – Stand 2026
Seit 01.01.2025 ist § 19 UStG neu gefasst. Für inländische Kleinunternehmer gilt (vereinfacht): Der tatsächliche Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und darf im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten. Wichtig: Bereits der Umsatz, mit dem die 100.000-€-Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei. Planen Sie daher Investitionen und Preisgestaltung nicht „blind“ über die Jahresgrenze hinweg.
Reverse-Charge-Risiko bei Portalgebühren (§ 13b UStG)
Ein Praxisproblem bei Airbnb/Booking & Co. sind Vermittlungs-/Servicegebühren von ausländischen Gesellschaften. In solchen Fällen kann eine im Inland steuerbare sonstige Leistung vorliegen, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge). Das wird häufig übersehen, weil die Portale „automatisch“ abrechnen und der Gastgeber nur den Auszahlungsbetrag sieht. Wenn Sie umsatzsteuerlich in einem Grenzbereich arbeiten (oder die Kleinunternehmerregelung nutzen), sollten Sie diese Gebührenbelege und den Mechanismus früh prüfen – spätestens, wenn das Finanzamt Portalumsätze gegenhält.
Für die Buchhaltung bedeutet das: Leistungen trennscharf dokumentieren (Inserat/AGB/Preisbestandteile), Portalabrechnungen vollständig aufbewahren (inkl. Gebührenbelegen) und die umsatzsteuerliche Einordnung mindestens jährlich überprüfen – insbesondere vor größeren Renovierungen (Vorsteuer) und vor Preis-/Leistungsänderungen.
Anmeldung, Pflichten und lokale Abgaben
Neben Steuern gibt es formale Pflichten, die je nach Kommune sehr unterschiedlich ausfallen können (z. B. Kurtaxe, Zweitwohnungssteuer, Zweckentfremdungssatzungen). Das sind keine Randthemen: Sie wirken in die Buchhaltung hinein, weil Abgaben, Meldungen und Nachweise prüfbar sein müssen.
Hotelmelderecht: Änderung seit 01.01.2025
Seit dem 1. Januar 2025 ist die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit entfallen; für Gäste ohne deutsche Staatsbürgerschaft bestehen Meldepflichten weiterhin. Wer Vermietung professionell über Portale abwickelt, sollte die Prozesse (Check-in, Identitätsprüfung, Dokumentation) daran ausrichten.
Verkehrssicherungspflichten bleiben unabhängig davon bestehen. Wartungen, Prüfungen und Instandsetzungen sollten nicht nur durchgeführt, sondern auch belegbar sein – das hilft in Haftungsfällen und verhindert in der Steuerprüfung unnötige Diskussionen über „privat oder vermietungsbezogen“.
- Prüfen Sie, ob Zusatzleistungen (Reinigung/Servicepakete) die Einordnung Richtung Gewerbe verschieben.
- Behalten Sie die Gewerbesteuer-Freigrenze (24.500 € Gewinn) im Blick, falls es tatsächlich gewerblich wird.
- Nutzen Sie Software oder fachliche Unterstützung, wenn Portalabrechnungen und USt-Aufteilungen unübersichtlich werden.
Rechtsgrundlagen (Auswahl)
- UStG: § 12 Abs. 2 Nr. 11 (Beherbergung), § 13b (Reverse-Charge), § 15a (Vorsteuerberichtigung), § 19 / § 19a (Kleinunternehmer)
- EStG: § 21 (Vermietung und Verpachtung)
- BMG: §§ 29–30 (Beherbergungsmelderecht; Änderungen seit 01.01.2025)
Hinweis: Dieser Beitrag ist ein Praxisüberblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
28. Januar 2026 17:48